Az építési napló egy olyan dokumentum, amelyet minden, építésügyi hatósági engedélyhez vagy bejelentéshez kötött, illetve a közbeszerzésekről szóló törvény hatálya alá tartozó kivitelezési tevékenység esetén vezetendő. Az építési napló funkciója kettős: egyrészt tartalmaz minden fontosabb, az építkezéssel kapcsolatos eseményt, tényt, adatot, másrészt a kivitelezés során közreműködő személyek közötti hivatalos kapcsolattartás eszköze is: a naplóba történő bejegyzéssel értesítik a kivitelezés résztvevői egymást azokról az építést érintő veszélyhelyzetekről, tényekről és körülményekről, amelyek az építési szerződés teljesítését veszélyeztethetik. Az építési naplóban az építtető a fővállalkozó kivitelezőnek utasítást is adhat.
Az építésfelügyeleti bírságról szóló 238/2005. (X. 25.) Korm. rendelet jelentős mértékű bírság kiszabását helyezi kilátásba arra az esetre, ha az építési naplót nem a jogszabályoknak megfelelően vezetik. Ha az építési napló hiányzik (csak a kitöltött címlappal és nyilvántartási résszel rendelkező építési naplót lehet meglévőnek tekinteni), akkor az építési műszaki ellenőrt akár 500.000,-Ft, a kivitelezőt akár 3.000.000,-Ft összegű bírsággal is lehet sújtani. Az építési naplóra vonatkozó szabályok kisebb súlyú megsértése esetén a kivitelező által megfizetendő bírság összege 50.000,-Ft és 1.000.000,-Ft között mozoghat, a szabálysértés súlyossága és az építmény számított értékének a függvényében. Az építési napló vezetésére vonatkozó szabályok súlyos megsértése esetén az építésfelügyeleti hatóság akár meg is tilthatja az építőipari kivitelezési tevékenység folytatását.
Az épített környezet alakításáról és védelméről szóló 1997. évi LXXVIII. törvény (a továbbiakban: Étv.), valamint az alábbiakban említett kormányrendelet szabályozza az építési napló vezetését. Az Étv. szerint az építési napló vezetéséért a kivitelező felelősséggel tartozik. Az Étv. előírja, hogy az építési naplóban a napi munkát rögzíteni kell, azt állandóan a munka helyszínén kell tartani, és azt az ellenőrző hatóság, illetve a műszaki ellenőr kérésére rendelkezésre kell bocsátani.
Az építési napló tartalmi és formai követelményeit, vezetésének részletes szabályait az építőipari kivitelezési tevékenységről szóló 191/2009. (IX. 15.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Rendelet) határozza meg. A naplót a Rendelet 2. sz. mellékletében található formanyomtatvány szerinti tartalommal és formában kell vezetni. Az építési napló címoldalból, nyilvántartási részekből és naplórészekből áll. Az építési naplót a munkaterület átvételekor meg kell nyitni, és a kivitelezési tevékenység befejeződését követően le kell zárni. A naplót a kivitelezőnek a munka befejeződését követően tíz évig meg kell őriznie.
A napló vezetésével kapcsolatosan lényeges szabály, hogy azt a kivitelezés időtartama alatt az építési munkaterületen hozzáférhető helyen kell őrizni, innen a napló csak hatósági, bírósági eljárásban való felhasználás céljából vihető el. A naplót magyar nyelven, egy eredeti és egy másolati példányban kell vezetni. Az első példány a fővállalkozó kivitelezőt, a másodpéldány pedig az építtetőt illeti meg. A Rendelet kimerítően felsorolja azon személyek körét, akik az építési naplóba bejegyzést tehetnek, illetve betekinthetnek. Kötelező betekintési lehetőséget biztosítani például az építésügyi hatóságok, ellenőrzésre feljogosított más hatóságok vagy a munkavédelmi és munkaügyi hatóságok számára.
Az építési napló vezetésével az építtető a műszaki vezetőt megbízhatja. Ha ezt a megbízást bizonyítható formában (írásban, vagy más módon) teszik meg, akkor az építésfelügyeleti bírságról szóló kormányrendelet szerint ebben az esetben az esetlegesen kiszabott bírság
50-50%-ban megoszlik a műszaki vezető és az építtető között, tehát ekkor a napló megfelelő vezetéséért a műszaki vezető is anyagi felelősséggel tartozik.
Az építési napló megfelelő vezetése a későbbi vitás kérdések esetében komoly jelentőséggel bírhat: egy esetleges jogvita esetén a bíróság előtt az építési napló perdöntő jelentőségű bizonyíték lehet például arra, hogy a kivitelező veszélyhelyzet, a terv vagy a beépíthető anyagok hiányossága esetén az építtetőt megfelelő időben tájékoztatta. A napló az utóbb felmerülő, elszámolással kapcsolatos jogviták eldöntéséhez is segítségül szolgálhat.
