Az ügyviteli szoftverek számos jellemzőjükben különböznek egymástól mind bonyolultságukat, mind teherbírásukat, mind pedig árukat tekintve. Van olyan, amit az internetről kell letölteni, van olyan, amit csomagban kapnak meg az ügyfelek, és olyan is van, aminek a használatához egy külön tanácsadó útmutatása szükséges.
Természetesen, ezeknél léteznek sokkal egyszerűbb megoldások is. Mostanában egyre népszerűbbek az úgynevezett felhőalapú számlázó és ajánlatkérő szoftverek (ilyen például a 1ClickBusiness.com is). Ezeket azért hívják felhőalapúnak, mert nem foglalnak el tárhelyet a számítógépen, vagyis nem kell őket letölteni vagy feltelepíteni. Száz százalékig az interneten működnek, mindössze regisztrálni kell a rendszerükbe, és minden hónapban átutalni egy bizonyos összeget a használatukért. Képesek komplex feladatokat ellátni, mégsem igényel szakértelmet és több órás oktatást az, hogy valaki megtanulja segítségükkel intézni az ügyeit.
A felhőalapú szoftverek talán legnagyobb előnye, hogy nincsenek helyhez kötve. Pont ugyanannyira globálisak és nemzetköziek, mint maga az internet. Persze ezeket a szoftvereket is fejleszti valahol valaki, azonban a gyártó cég telephelye semmilyen hatással nincs arra, hogy ki, mikor és hol használhatja őket. A nap huszonnégy órájában elérhetőek éppen azért, hogy a különböző időzónákban tartózkodó felhasználók is kényelmesen hozzáférjenek.
A felhőalapú szoftverek többsége angol nyelvű, azonban ez közel sem jelenti azt, hogy az angolul kevésbé tudóknak le kellene mondaniuk a használatukról. Általában mindegyikhez tartozik ugyanis egy tour (videóval egybekötött bevezetés), ami lépésről lépésre bemutatja, melyik modul (főkategória) vagy add-on (kiegészítő szolgáltatás), mire való.
Ha netán valakinek mégis gondja támad, például nem tudja elérni az egyik funkciót, vagy egyszerűen csak elfelejtette a jelszavát, felhívhatja a segítő szolgálatot, aki azonnal igyekszik orvosolni a problémát. Bár ilyen problémák igen ritkán szoktak előfordulni. Hiszen az adatbázisok, amelyekben sokszor végtelen számú ügyfél adatait lehet tárolni, tökéletesen védettek mindenféle meghibásodás ellen.
