Pályázatbenyújtás, hiánypótlás, pozitív döntés, szerződéskötés. Optimális esetben ezek a fő mérföldkövei egy Európai Uniós támogatást igénylő projektnek. Már eddig eljutni is egy hosszú, fáradságos munka, de ahogy partnereinknek mondani szoktam, a neheze csak ezután következik. Utólag minden esetben belátják, hogy igazam volt.
Több mint egy évtizedes tapasztalat mondatja velem azt, hogy a támogatásokat elnyerni könnyebb, mint minden szabálynak eleget téve határidőn belül felhasználni azt. Sok esetben a pályázati feltételek komoly szakmai tapasztalattal rendelkező szakemberek meglétét írja elő a projektgazdák részére, de számos esetben a projektgazdák még mindig nem tulajdonítanak nagy jelenőséget annak, hogy megfelelő szaktudással felvértezett szakember(eke)t alkalmazzanak. Egy esetleges második sikeres pályázat esetében már sokkal körültekintőbbek.
Azok számára, akik első alkalommal valósítanak meg Európai Uniós támogatással egy projektet, az alábbiakban megosztanék néhány olyan menedzsment hibát, melyek egy kis odafigyeléssel kiküszöbölhetőek, viszont bekövetkezésük esetén sok fejtörést okozhatnak. Itt nem a klasszikus projektmenedzsmenti kérdésekre (pl. stakeholderek, mérföldkövek, stb.) térnék ki, hanem azokra a sajátosságokra, melyek az Uniós támogatásból adódnak.
- A végleges pályázatot olvassuk el figyelmesen és értelmezzük minden egyes pontját! Akár egy év is eltelhet a pályázat elkésztése és a projektünk megkezdésének időpontja között. (Ez különösen fontos, ha a projektmenedzser nem vett részt a pályázat megírásában!)
-
Olvassuk el és értelmezzük (ha szükséges jogász bevonásával) a Támogatási Szerződést (vagy Támogatói Okiratot) és a hivatkozott jogszabályokat, útmutatókat.
-
Ne féljünk folyamatosan kapcsolatot tartani a Közreműködő Szervezettel, szerencsés esetben a kinevezett kapcsolattartónkkal. Kérdezzünk!
-
Ne csak kizárólag a projektünk központi tevékenységére figyeljünk oda (pl. egy csarnok felépítése), hanem a pályázatunk egyéb vállalásainak folyamatos teljesülésére! Ezek különös tekintettel a kötelező tájékoztatás, az esélyegyenlőségi és a fenntarthatósági vállalások.
-
Az indikátorok teljesülését soha ne tévesszük szem elől!
-
A pályázatunkban leírtakhoz képest esetleges szükségesnek tűnő változtatásoktól ne rettenjünk meg, de minden esetben egyeztessünk a Közreműködő Szervezettel.
-
Ne feledkezzünk meg arról, hogy lehetőségünk van a költségek átcsoportosítására, mely a nagyságtól függően változás bejelentéssel vagy szerződésmódosítással kezelhető!
-
Az előírt határidőkkel legyünk tisztában és tartsuk be őket (pl. előleg elszámolás, beszámolók, jelentések).
Ha a fentieket szem előtt tartjuk, akkor biztosan eljutunk a sikeres projektzárásig. Aki azt gondolja, hogy ennél a pontnál teljesen „hátradőlhet”, annak szeretném felhívni a figyelmét a fenntartási időszakra vonatkozó jelentéstételi kötelezettségekre és az esetleges ellenőrzésekre!
Már a pályázat készítése során javasolt végiggondolni, hogy szervezetünkön belül rendelkezésünkre áll-e a szükséges szakmai kapacitás a projekt lebonyolításához. Ha a válasz nem, akkor éljünk azzal a lehetőséggel, hogy a legtöbb pályázat keretében a „projektmenedzsmenti” költségek elszámolhatóak és szerződjünk le megfelelő tapasztalattal bíró szakemberrel vagy szakcéggel. Megéri!
