A bolthálózat csapdájában
Meglepő, hogy a legnagyobb multinacionális cégek által fejlesztett vállalatirányítási rendszer megoldások (ERP – Enterprise Resource Planning) nem támogatják megfelelően egy cég több telephelyes működését. Általában a lentebb részletezendő „távoli asztalos” elérést javasolják, ami nem mindenkinek megfelelő.
A probléma lényege, hogy az ERP adatbázisához földrajzilag távolról is szükséges a hozzáférés. Ez fontos követelmény a több telephelyes cégeknél, de hasonló problémába ütköznek azok a vállalkozások is, akik ügynökeik, üzletkötőik laptopjáról szeretnék elérhetővé tenni a központi adatbázis adatait, vagy éppen az üzletkötők által felvett megrendeléseket, illetve a szervizesek tevékenységeit szeretnék távolról figyelemmel kísérni.
Azt az esetet is érdemes több-telephelyes megoldásként kezelni, ahol a „telephelyek” az üzletkötő notebookjaként jelennek meg a vállalati hálózatban.
Mivel egy vállalkozás számára a lokális piac gyakran nem elegendő, illetve a növekedés maga után vonja további piacok meghódítását, emiatt elsősorban a kereskedelmi tevékenységet folytató cégeknél (de a szolgáltató és gyártó szektorokban is megfigyelhető az a tendencia, hogy utazó üzletkötőket alkalmaznak, bolthálózatot építenek ki, illetve más országokban is megjelennek termékeikkel, szolgáltatásaikkal.
A franchise láncoknál (pl. egy gyorséttermi hálózatnál) nem ritka igény/követelmény, hogy a franchise tulajdonos látni szeretné, adott időszakonként milyen forgalom volt az egyes üzletekben. Ezt persze elő lehet állítani papíros, időrabló kimutatások és excel táblázatok formájában, de egy jól felépített, közös informatikai rendszer ezt automatikussá teheti, nem mellékesen komoly bérköltségeket megtakarítva ezzel.
A piac egyik legkézenfekvőbb bővítési lehetősége a webáruház létrehozása, ami egy remek kiegészítő lehetőség. Viszont ahogyan azt már a webshoppal rendelkező cégek nagy része felismerte, csak ritkán üdvözítő megoldás. A webes kereskedelmi felület egyre jobban terjed, ezért aki megjelenik a weben, számos konkurenciával találja szemben magát. Ezt nem elég tehát jól csinálni: a legjobbnak kell lenni az azonos tematikájú weboldalak között, hogy megfelelő részesedést szakítson ki valaki a piacból. Ez pedig igen pénzigényes feladat. Ráadásul a legjobb címet nem elég kivívni, hanem fenn is kell tartani, ha nem akarjuk, hogy a megjelenő, feltörekvő webáruházak kiüssenek a nyeregből.
A webshopok másik problémája, hogy – a folyamatosan bővülő internethasználat ellenére – még mindig elég sok olyan rétege van a lakosságnak, amely nem érhető el a weben. Harmadik problémaként említhető, hogy bizonyos cikkcsoportok értékesítése a weben meglehetősen nehéz feladat. Például ruházati jellegű termékek (amiket fel szeretnének próbálni az emberek) értékesítése nem jellemző ezen a csatornán, itt inkább kedvcsináló szerepe van a webes boltoknak, ahol a vásárló „kinézi” a terméket, amit aztán a helyi ruházati boltban megvásárol (ha nincs boltunk a környékén, akkor valószínűleg a konkurenciáéban).
Mindezek alapján a piacépítés nem-elektronikus, azaz hagyományos iránya (bolthálózat, ügynöki rendszer kiépítése) valószínűleg még jó ideig az egyik legjelentősebb forma lesz a vállalkozások számára.
Egy kis technológia „maszlag”
Számos lehetőség van azok számára, akik több-telephelyes vállalkozásuk számára szeretnék megteremteni az informatikai infrastruktúrát. Minden esetben az az alapprobléma, hogy hogyan érjék el a kliensek (távoli telephelyek) a szervert (központi adatbázist).
Helyi hálózat az interneten
A VPN-t (Virtual Private Network, Virtuális Magánhálózat) gyakran használják, bár ez önmagában még nem megoldása a problémának, mégis nagy segítséget jelenthet.
Kialakításával a távoli telephelyeken dolgozó kollégák is a helyi hálózat virtuális részévé válnak. Alkalmazásával a hálózat minden kliensét biztonságosan lehet címezni, elérni.
Itt vagyok, mégis ott vagyok
A „távoli asztal” megoldások használatánál olyan érzésünk lehet, mintha a távoli felhasználó a gépünk előtt ülne. A több-telephelyes problémára a legjobb megoldás lehet a Windows beépített „Távoli asztal kapcsolat” szolgáltatása, amivel párhuzamosan akár több felhasználó is használhatja a központi szerver erőforrásait – ezért persze fizetni kell!
Ingyenes megoldás a VNC, és szintén ingyenesen használható bizonyos határok között számos más eszköz (Logmein, Teamviewer, stb.), viszont ezeknél egyidejűleg csak egy felhasználó érheti el a gépet.
A távoli asztal legnagyobb hátránya, hogy folyamatos internet szükséges hozzá, és nagy számú felhasználó esetén óriási hardver erőforrás szükséges szerver oldalon.
Előnye, hogy az adatbázisnak nem kell a kliensen lennie.
Direkt rossz
Az on-line vagy direkt elérés azt jelenti, hogy az ERP kliens egy port-on keresztül direktben hozzáfér a szerveren lévő adatbázishoz. Az előnye ennek is az, hogy az adatbázis nem kell, hogy a telephelyen/üzletkötő notebookján legyen. Ezzel a megoldással kapcsolatban a legrosszabbak a tapasztalataink, mivel itt a szerver oldalon igen nagy és folyamatos internetes feltöltési sávszélességnek kell jelen lennie (ehhez ma
Magyarországon sokkal nehezebb hozzájutni, mint gondolnánk), továbbá a klienseknél is fontos a gyors hálózati elérés (itt a letöltési sebesség a mérvadó), ami bizonyos szolgáltatók nagysebességű mobil internet csomagjainál is komoly kihívást jelent.
Amit még az egyiptomi internetkávézóban is lehet
Amennyiben biztosak lehetünk abban, hogy a telephelyeinken lesz mindig internet (elég viszonylag kis sávszélesség is a telephelyeken, amennyiben a szerverünk egy szerverparkban „pihen”), akkor választhatjuk a vállalatirányítási rendszer webes elérését is. Természetesen, a webes klienst nem minden ERP támogatja, ezt a részét a rendszereknek gyakorlatilag újra kell programozni. A bonyolultabb moduloknál (pl. gyártás) nem ajánlott a webes elérés alkalmazása. Viszont egy egytelephelyes rendszerben is nagyon jó kiegészítője lehet a hagyományos ERP-nek, hiszen segítségével egyszerűen megoldható az otthoni vagy szabadság alatti munkavégzés.
Mielőtt egy több telephelyes működésnél webes megoldás mellett köteleznénk el magunkat, érdemes végiggondolni, hogy okozhat e problémát az ügymenetünkben, ha néhány órára – műszakik hiba miatt – mégis megszakad az internet kapcsolat (pl. szállítólevél készítés közben), ugyanis ilyenkor a web klienses megoldás nem használható.
Egyeztessük óráinkat
A szinkronizációs szolgáltatást szintén a vállalatirányítási rendszernek kell tudnia, de ezt
a megoldást – sajnos – csak igen kevés ERP nyújtja. A megoldás lényege, hogy minden adat egy időbélyeggel kerül lementésre az adatbázisba, így a kliens időszakonként az adatokban bekövetkezett saját változtatásait el tudja küldeni a szervernek, illetve le tudja a szerverről szedni a többi kliens és a központ által felvitt adatokat és módosításokat. Csak sok működő referenciával rendelkező, stabil megoldást szabad használni, mert egy fejlesztési kísérletből sok galiba lehet.
Komoly előnye a megoldásnak, hogy akár internet nélkül is tud rögzíteni a telephely vagy az üzletkötő adatokat, és amint újra van internet kapcsolat, az adatok időzítetten vagy manuális úton szinkronizálhatók. Hátránya, hogy az adatbázis ebben a variációban
a telephelyen is ott van, ami egyébként nagyon jól védhető az illetéktelenek beavatkozásával szemben, így nem is jelent igazi hátrányt.
Pénz-tár-gép
A fenti problémakörhöz kapcsolódik a bolthálózat pénztárgépeinek kezelése. Egyetlen olyan (kis/közepes vállalkozások számára Magyarországon elérhető) pénztárgéptípus létezik a piacon, amely képes telefonvonalon keresztül elküldeni az adatait a központba, így nem szükséges a pénztárgép mellé egy számítógép (és persze ehhez operációs rendszer és egy halom járulékos költség), csak egy modem. Az ERP rendszerek és ügyviteli rendszerek pénztárgép-kezelése, a pénztárgépekhez történő kapcsolódás szigorúan szabályozott, ezért ha egy ilyen rendszer bevezetésében gondolkodunk, érdemes a pénztárgépek és az ügyviteli rendszer beszerzése előtt mindenképpen egy szakemberrel konzultálni.
Jogod hozzá?
Fontos kérdés, hogy ki láthatja a másik telephely egyes adatait és milyen műveleteket végezhet velük. A komolyabb ERP rendszerekben a menüpontok elérhetőségének szabályozása mellett az egyes mezők elérhetősége is korlátozható. Vagyis megadható, hogy pl. a beszerzési árakat milyen felhasználók láthatják, és kik azok, akik esetleg módosíthatják is ezeket az árakat. Több telephely esetén további kérdésként felmerül, hogy a telephelyek egymás raktárszintjeit, illetve a központi raktárszintet láthassák-e, legyen-e a központnak joga bizonylatot készíteni a távoli telephely nevében, stb.
Külföldről sem lehetetlen
A külföldi telephelyek esetén a rendszer ugyanúgy működik, mint a belföldieknél, azzal a különbséggel, hogy a külföldi telephelyeknél a rendszer használati nyelvének igazodnia kell az ország nyelvéhez (menüpontok, ablakokon megjelenő mezőnevek, figyelmeztetések és hibaüzenetek, súgó (!) ). Az ERP ilyen irányú felkészültségét igazán az mutatja, ha a legkülönbözőbb listákat lekérve a rendszerből a magyar nyelvű kimutatásokon a cikkek és mennyiségi egységek megnevezései magyarul, míg a külföldieknél az adott ország nyelvén szerepelnek (pl. a magyar kimutatásban a cikk neve „ruhafogas” nem pedig „coat stand”).
Több cég, mint nap
Látszólag nagyon hasonló a probléma, ha a cégvezetőnek több vállalkozása van, és ezeket egy rendszerben akarja kezelni. Ezt a problémát azonban a több-cég kezelésére felkészített vállalatirányítási rendszerek mindenféle technikai hókuszpókusz nélkül, lekezelik. A jobb féléknél az is megadható, hogy a törzsadatok (pl. a cikkek) melyik cégnél jelenjenek meg egy választólistában és hol rejtsék el a kezelők elől. És természetesen, a különböző cégeink „alá” itt is elkülönült telephelyeket vehetünk fel.
Mobilan a mobilon
Felmerült már Önben, hogy az egyszerűbb feladatot végző üzletkötő vagy szervizes munkatársak akár egy kis PDA-n is lekönyvelhetik tevékenységeiket, a vevők megrendeléseit vagy akár kimenő számlát is kiállíthatnak (övre erősíthető mobil nyomtatón ki is lehet nyomtatni)? Ha vannak vonalkódok, akkor az adatbevitel is nagymértékben gyorsítható egy vonalkód olvasós PDA segítségével. És ha még abba is belegondolunk, milyen nagy hasznot jelenthet egy ilyen kis „kütyü” a raktárban vagy a gyártás folyamatainak nyilvántartásában…
De mindezekről a mobil megoldásokról már a következő alkalommal lesz szó.
