A tojás és a héja
ERP vagy vállalatirányítás. Bár a két fogalmat szinonimaként használják, az Enterprise Resource Planning (ERP) egész mást jelent, mint a vállalatirányítás. Az előbbi a vállalati erőforrások tervezése, az utóbbi az -én értelmezésemben – ennél valami több, bővebb fogalom: valamennyi adat, információ nyilvántartása, szintézise és kontrollja, ami egy adott cég irányításához és működtetéséhez szükséges.
Mi magyarok gyakran lebecsüljük honfitársaink képességeit, de íme egy újabb példa arra (a sok magyar Nobel díjas és zseni mellé), hogy a magyar nyelv és gondolkodás sokkal általánosabban szemléli ugyanazt a problémát, mint az angolszász.
Szembetűnő különbség továbbá még a két kifejezés között, hogy a magyar terminológia az operatív részt hangsúlyozza, míg a „planning” inkább a vezetői tervezést sugallja, és talán jogosan merül fel a kérdés, hogy hol fér ebbe bele az ügyvitel, ami azért egy ERP-nek az egyik legfontosabb dolga.
Bolhából elefántot
Egy hagyományos ERP ma Magyarországon még a vezetői információig is ritkán jut el. Természetesen, a vezetők is le tudják kérdezni például egy adott cikk raktárkészletét, viszont ha felmerül a kérdés, hogy melyik vevő a cégük legjövedelmezőbb ügyfele, akkor százból 99 vezető továbbra is szubjektív érzetei alapján válaszol, nem pedig ERP-je objektív kimutatásai alapján. Hogy miért is? Mert rendszerint a legnagyobb ERP-kben is csak ritkán található hasonló kimutatás.
Egyáltalán nem biztos, hogy az a multi a legjövedelmezőbb ügyfelünk, aki a forgalom 60%-át jelenti cégünknek. Elképzelhető, hogy egy kis partnerünk, akinek kisebb volumenben értékesítünk, de nagyobb árréssel és kevesebb járulékos költséggel, sokkal több nyereséget termel a számunkra.
Döbbent arcok jellemzik az ilyen és ehhez hasonló elemzések eredményeit, és ha a lázas hibakeresés után végül kiderül, hogy nem a számítógép téved, akkor a vállalati stratégia is átalakulhat.
A vállalatoknál az ERP általában az ügyvitelért felel: beszerzés, értékesítés, készletnyilvántartás, gyártás, pénzügy, bér, tárgyieszköz – valóban ennyi lenne a vállalatirányítás? Tényleg szükséges egy külön fájlszerver vagy alkalmazás a dokumentumok kezelésére? Normális az, hogy hosszú perceken keresztül keresgetjük az elektronikus levelezésünkben valamely vevőnk legutóbbi ajánlatkérését? A fontos, új projektünk feladatainak ütemezését és kiosztását két különböző alkalmazással lehet csak megvalósítani? Komolyan azt hisszük, hogy az a normális, ha az ERP-ből táblázatkezelőbe exportáljuk az adatokat, mert csak az Excelből tudjuk kinyerni olyan formában, hogy az valóban információt jelentsen a számunkra?
IntegRÁCIÓ
Véleményem szerint a vállalatirányítás az információk csoportosítását és rendelkezésre bocsátását jelenti – és ebben az esetben az információ nemcsak (az egyébként nagyon fontos) kapacitástervek, cikkmérlegek, cash flow stb., hanem az emailek, dokumentumok, események, bizonylatok organikus, témakör szerinti rendezése és csoportosítása is. Képzeljük csak el, hogy a vállalatirányítási rendszer használata mellett nincs szükség bonyolult könyvtárstruktúrára (hova is tettem a múltkori marketingtervet?), email kezelésre, naptárra – minden információ és üzenetküldés egy rendszeren belül valósul meg teljes integritásban, a felhasználói témacsoportokhoz hozzácsatolva gyorsan kereshető, informatív módon.
Ez az ERP forradalma! Ahol nemcsak az ügyviteli modulok integrációja valósul meg, hanem minden üzleti alkalmazás integrációja.
A forradalom azon cégek igényéből indul ki, akiknek a fő tevékenységük nem a fentebb említett klasszikus ügyviteli modulok köré csoportosul, hanem például szolgáltatással foglalkoznak, emellett raktárat is tartanak fent, és projekt szemléletben gondolkodnak. Ezeknél a vállalkozásoknál a hagyományos ERP nem használható, a CRM (ügyfélkapcsolat menedzsment) és projektmenedzsment rendszerek viszont nem fedik le minden igényüket: „Egy szoftver vagy jól kezeli a kereskedelmet és a raktárnyilvántartást, vagy projekt szemléletű, de akkor sokszor még számlázni se tudok benne!” – panaszkodnak. Egyre több az olyan cég, ahol ez a szemlélet nélkülözhetetlen, és eddig a megoldás a különböző szigetrendszerek költséges és általában problémáktól nem mentes „összeintegrálása” jelentette. Ezért van szükség egy forradalmian új szemléletű, integrált vállalatirányítási megoldásra.
UTÓpia
Képzeljük el, hogy amikor reggel bemegyünk dolgozni, és leülünk az íróasztal mellé, az első dolgunk, hogy rákattintunk a vállalatirányítási rendszer ikonjára. Szemünk elé tárul a vezetői irányítópult, ahol megnyugodva tapasztaljuk, hogy minden mutató a zöld sávban mozog – vagy mégsem?
A webáruház értékesítési mutatója a sárga tartományban van, ami azt jelenti, hogy nem a tervek szerinti eladási szám realizálódott. Rákattintunk a megfelelő grafikonra, és fokozatosan mélyítve a keresést, eljutunk addig az időszakig, amelynek tanúsága szerint tegnap 15 és 17 óra között nem üzemelt a webshop. Egy gombnyomással csatoljuk a bizonylatot egy e-mailhez, amelyben kérdőre vonhatjuk a rendszergazdát a problémáról. Majd azzal a jóleső érzéssel kelhetünk fel az íróasztaltól, hogy teljes mértékben kezünkben tartjuk a vállalatunk irányítását.
Leülünk a kávénk mellé, és miközben azon gondolkodunk, hogyan lehetne az automatikus kávéfőzést beintegrálni az informatikai rendszerünkbe, egy SMS érkezik. Ez egy vállalatirányítási rendszerüzenet egy 15 perc múlva kezdődő találkozóról Kovács úrral. Haloványan dereng valami a névről, de nincs kedvünk abbahagyni a kávé kortyolgatását, ezért a telefonunk naptárában megnézzük az eseményt (ami természetesen össze van szinkronizálva a vállalatirányítási rendszerrel).
Látjuk, hogy Kovács úr az egyik beszállítónk, akinek nagyobb szerepet szánunk, viszont az áraiból alkudni szeretnénk. „Okos” telefonunk néhány mozdulattal lehoz egy grafikont, ahol Kovács úrék elmúlt egyéves beszállításai láthatóak. Be sem zárjuk a kimutatást, mert úgy gondoljuk, remek hátteret jelent majd ez a beszélgetéshez, ahol meg tudjuk mutatni Kovács úrnak, hogy az elmúlt évben milyen komoly összegű megrendeléseket bonyolítottunk.
Ez nem utópia. Egy ilyen rendszert egy KKV is be tud vezetni. Hogy milyen összegért?
Hát…, erről majd a következő alkalommal.
