ERP szállítót több évre, akár évtizedre választ az, aki egy vállalatirányítási rendszer mellett elkötelezi magát, és ez a kapcsolat – ideális esetben – sokkal bensőségesebb egy egyszerű beszállítói kapcsolatnál. A választás a könyvelő vagy a gyóntató választásához hasonlítható, hiszen a kapcsolat legfontosabb eleme a bizalom. A megérzés fontos tényező, de milyen ésszerű kérdések segítenek a döntésben?
Az első lépés annak eldöntése, hogy kell-e az Ön cégének ügyviteli rendszer, és ha igen, milyen szintű. A kérdést az dönti el, hogy mennyire bonyolult az ügymenet, és hogy mennyi pénzt tud szánni a rendszer üzembe helyezésére.
Kell vagy nem?
Egy mikro vállalkozás akár fejben vagy kockás füzetben is képes követni ügyviteli folyamatait. Ha bonyolódik a helyzet, akkor segíthet egy táblázatkezelő program, amivel akár kapacitás optimalizációt is meg lehet oldani (ha van Solvere – ez az Excel bővítménye). De sokan használják az Excelt szállítólevelek nyomtatására, sőt – bár ez nem szabályos – még számlák készítésére is.
A táblázatkezelő programok használhatósága korlátozott, például:
- nem lehet ellenőrizni a bevitt adatok helyességét,
- az ilyen rendszereket az integráltság teljes hiánya jellemzi (vagyis mindig minden éppen használni kívánt adatot újra be kell gépelni),
- az adatarchiválás nehézkes,
- hosszú használat során gyakran óriási, instabil fájlok keletkeznek,
- amelyek összeomláshoz, adatvesztéshez vezethetnek.
Ha többen szeretnék használni a programot, akkor bizonyosan beleütköznek verziókezelés problémákba: nem tudják, hol keressék a megfelelő fájlt a számítógépükön, mindenki más verziót használ, a jogosultságok szabályozása csak primitíven (fájlszinten) lehetséges, és bár a legtöbb táblázatkezelő program rugalmas diagramkészítő funkciókkal rendelkezik, rengeteg strukturálatlan adat prezentálása a vezetőknek szinte reménytelen.
Van rá pénz?
Ami a rendelkezésre álló összeget illeti, az ugyancsak korlátot jelenthet. Ha Ön 20 000 forintot tud ügyviteli rendszerre szánni, akkor nem várhat el összetett működést. Ellenben ha tízmilliói vannak a rendszerre – még nem biztos, hogy minden pénzét el is kell költenie rá.
A kulcsfogalom itt a megtérülés: vagyis azt érdemes megvizsgálni, hogy mekkora az a befektetett pénzösszeg, amit ésszerű időn belül visszahozhat a kiválasztott rendszer.
Eddigi tapasztalataim alapján határozottan állíthatom, hogy a legkisebb cégeknek is szükségük van valamilyen informatikai rendszerre, és akik úgy döntenek, hogy beruháznak, azok kivétel nélkül hasznot húznak folyamataik szervezettebbé válásából, és ennek hatására gyakran dinamikus fejlődésnek indulnak.
Dobozos vagy testre szabott?
Az ügyviteli rendszerek legalsó szintjén a dobozos rendszerek találhatók. Ezeket le lehet emelni egy polcról, majd egyszerűen telepíthetők a számítógépre. Jó néhány fejlesztő cég ingyenes telefonos segítséget (hotline) ajánl ezekhez a termékekhez, de a jogszabálykövetés és a friss verziók letöltése rendszerint csak bizonyos ideig ingyenes. Egy viszonylag komplex számlázó és raktárnyilvántartó program akár 20-30 ezer forintért is kapható dobozos kiszerelésben, viszont szem előtt kell tartani, hogy ezek a szoftverek nincsenek személyre szabva, hanem egy általános üzleti folyamat alapján működnek, és meglehetősen kicsi a mozgástér a speciális igények megvalósítására.
Sok programhoz külön szolgáltatásként megrendelhető például
- telepítés
- oktatás
- a számlakép testre szabása
- sőt olyan szoftverek is léteznek, ahol plusz funkciók vásárolhatók a standard dobozos szoftver bővítéséhez.
A dobozos szoftverek manapság már nem elsősorban a boltokban, hanem az interneten vásárolhatók meg, és szinte minden cég weboldaláról letölthetők kipróbálható demó verziók, így nem kell zsákbamacskát venni.
Az ügyviteli rendszerek terén a neten a bőség zavarával találkozunk, és ha csak egy funkcióra, (például a „rendeléskezelő” kifejezésre) keresünk, már akkor is több száz találat közül válogathatunk. A dobozos szoftverek kipróbálására, megismerésére szánt idő mégsem vész kárba, még akkor sem, ha várhatóan úgyis komplexebb rendszerre lesz szükség. Fontos ugyanis látni, hogy melyek azok az alapfunkcionalitások, amelyeket a dobozos rendszerek kezelni tudnak, és melyek azok, amelyekhez valóban csak több pénzért lehet hozzájutni.
Ha erre sajnálja az időt, akkor emelje fel a telefont, és kérjen segítséget olyan szolgáltatóktól, akiknek bemutatja az ügymenetét és egyéb speciális igényeit. Ezután kaphat árajánlatot, bár addig már érdemes elejteni egy futó célzást arról, hogy mástól is kért hasonló ajánlatot. Ez lehet a biztosíték arra, hogy nem fognak egy méterrel nagyobb rendszert a nyakába varrni annál, mint amire csakugyan szüksége van.
Kapcsoltam
A következő lépcsőfok a standard ügyviteli rendszer. Ennek sok verziója és szintje létezik, a piramis csúcsa a moduláris felépítésű integrált vállalatirányítási rendszer. A standard rendszerek – marketing szlenggel élve – „multi paraméterezhetők”. A varázsige azt jelenti, hogy kapcsolók segítségével a rendszer különböző típusú vállalati folyamatokat is képes lefedni.
A kapcsolók elég összetettek, általában a fejlesztő cégnél is részterületekre specializálódnak a munkatársak. Ugyanakkor jó néhány standard ERP rendelkezik saját fejlesztő felülettel, amely segítségével akár a felhasználó cég is tud a rendszerbe ablakokat, kimutatásokat fejleszteni. Ez remek marketinges csalétek, de sajnos csak az igazán nagy cégek engedhetik meg maguknak, hogy erre a feladatra megfelelően képzett munkatársakat alkalmazzanak.
Szűkre szabva
A harmadik csoportba tartoznak a testre szabott rendszerek. Ezek cég specifikus folyamatait az alapoktól indulva fejleszti egy szoftverfejlesztő csapat az adott cégnek. A vállalatvezetők jelentős része kapásból ilyet venne, de meggyőződésem, hogy az ide sorolandó cégek köre nagyon szűk. Ezt ugyanis az igazán nagy vállalatok engedhetik meg maguknak.
A kkv-knál úgy indul a dolog, hogy egy programozási tudással rendelkező vezető vagy alkalmazott a szabadidejében elkezd egy rendszert fejleszteni. A projekt eleinte látványos sikereket ér el – de nem szabad elfelejteni, hogy az ördög a részletekben lakozik. A jól működő, házilag fejlesztett rendszer ritka, mint a fehér holló, viszont tucatjával tudnék példákat sorolni sok energia és pénz befektetés után kudarcba fulladt fejlesztésekre.
A sikertelenség egyik legfontosabb oka a szemlélet hiánya. A gyakorló tanácsadó már néhány rendszer bevezetése után is rájön, hogy a vállalati folyamatok – legyen szó élelmiszeripari cégről, utazási irodáról, vagy éppen autószervizről – alapvetően jól meghatározható folyamati vázra épülnek. Lehet, hogy máshol másképpen hívják a bizonylatokat, a jogcímeket, mégis alapvetően ugyanarról van szó.
Gyakran előfordul, hogy egy cég dobozos szoftverrel kezdi, majd „evés közben jön meg az étvágy” alapon olyan igényei támadnak, amelyeket csak standard rendszerrel lehet megoldani. Szerencsére a legtöbb szolgáltató felkészült a váltásra, és kipróbált módszertannal rendelkezik az adatok átemelésére, sőt bizonyos rendszereknél a dobozos egy-két kapcsolóval és plusz állományokkal nagy integrált rendszerré alakítható, miközben minden adat sértetlenül a helyén marad.
