Reflektorfényben

RÁVILÁGÍTUNK A LÉNYEGRE

Marketing Tech

Mond, te mit választanál? II.

ERP- szállítót több évre, akár évtizedre választ az, aki vállalatirányítási rendszer mellett kötelezi el magát. Ez a kapcsolat – ideális esetben – sokkal bensőségesebb egy egyszerű beszállítói kapcsolatnál! A választás a könyvelő vagy gyóntató kiválasztásához hasonlítható, hiszen a kapcsolat legfontosabb eleme a bizalom. A megérzés fontos tényező, de milyen ésszerű kérdések segítenek a döntésben?

A rendszerválasztásban nagy súllyal esnek latba az ismerősök ajánlásai, de a döntésben első helyen a márka és a költségek állnak. Egy dobozos rendszernél azonban óvatosnak kell lenni.

Mikor elindul a vonat…

Az olcsó programok – ismert rendszerek olcsó programjai is – viszonylag kevés funkcionalitással rendelkeznek. Márka alapján választani ésszerűbb, bár ilyenkor is inkább a cég marketingje, nem pedig a szoftver tudása alapján döntünk. A prioritásoknak efféle felállítása vezethet az úgynevezett “tehervagon effektushoz”, amely ERP rendszerek tömeges bevezetésének időszakában figyelhető meg.

Magyarországon a jelenséget 1996 és 1998 között regisztrálták, amikor sok közép- és nagyvállalat figyelmen kívül hagyta valós igényeinek elemzését, és a rendszerek kiválasztása inkább a szállítók piaci népszerűségén alapult. Tipikusan ez a jelenség figyelhető meg napjainkban a kkv-szektorban.

A választásnál tehát ajánlott figyelembe venni a program funkcióit, szolgáltatásait. Nem biztos, hogy az elegendő referenciával rendelkező rendszer az ön cégének is jó lesz. A rendszerek rendelkezhetnek ugyan komoly tudással, de elképzelhető, hogy az üzletmenethez szükséges specialitásokat csak komoly pluszköltséggel tudják megoldani. A kritikus pontok derüljenek ki már a kiválasztás fázisában!

Az alagút eleje

Az elnagyolt választási folyamat bosszúja az a jelenség, amit én alagút effektusnak hívok. Ön már kifizette a licencdíjat vagy annak egy részét, munkatársai napokat öltek a rendszer bevezetésének kezdeti munkálataiba merülve, majd napvilágra kerül néhány kritikus pont a rendszer bevezetésével kapcsolatban, ekkor hamar jön a felismerés: “Benn vagyunk az alagútban!”. És az alagútban nehéz visszafordulni, nehéz elismerni, hogy a döntés, amit hozott, rossz volt. Nehéz legyinteni a befektetett, gyakorlatilag ablakon kidobott pénzre. Ilyenkor már előre lehet menekülni: ez idővel talán megoldja a problémákat, de gyakran vezet sikertelen projektekhez, amelyekről manapság lépten-nyomon hallani.
Néhány kritikus hibatényező, amely már a kiválasztás során eldől:

  • Technológia. A kiválasztásnál túlságosan hangsúlyos szerepet kapnak a technológiai szempontok, szemben az üzleti aspektusokkal.
  • Kőbe vésve. A bevezető cég, a referenciákra hivatkozva, a rendszer folyamatainak tankönyvszerű megvalósítására törekszik, és figyelmen kívül hagyja, hogy a felhasználók mindebből mit tudnak használni és profitálni.
  • Sült galamb. A vállalat vezetői úgy gondolják, hogy szervezeti problémáikat megoldja egy jól csengő vállalatirányítási rendszer megvásárlása, és nekik semmiféle erőfeszítést nem kell tenniük.

Számoljon utána: megengedheti ma­gának, hogy a legolcsóbb rendszert válassza?

Tender menetrend

A dobozos szoftverek kiválasztása egyszerűbb, és kevesebb kockázatot rejt magában, ezért itt csak a standard rendszerek kiválasztásával foglalkozunk.

Nagy értékű standard rendszer kiválasztása esetén célszerű tervezett kiválasztási folyamatot végigvinni. Hívjuk ezt tendernek. Ennek levezetéséhez felkérhetünk független tanácsadót, de a cég saját szakemberei is elvégezhetik.

A tendert megelőző fontos lépések a következők.

  • Jelenlegi vállalati folyamatok elemzése – ERP rendszerrel elérendő vállalati célok körvonalazása.
  • ERP csomagok funkcióinak elemzése.
  • Előszelekció – itt kihullanak azok a rendszerek, amelyek funkcionálisan nem felelnek meg.

Tendernyi lépés

A tender általában a következő fontosabb lépésekből áll:

1.      Rendszerbemutató

A szállító cég marketingesei lendületesen ecsetelik rendszerük tudását, prezentációs diákkal vagy a rendszer éles bemutatásával. A bemutató keretei közé belefér egyes lényeges kérdések elnagyolása, és az értékesítő – rendszerint – ezt nagy rutinnal ki is használja: “Jelenleg nem tudom megmutatni, de tudja a rendszer.” Lehet, hogy tudja, de talán kicsit másképpen, mint ahogy szeretnénk.

2.      Referencialátogatás
Ez a lépés gyakran kimarad, pedig fontos. A legfontosabb cél, hogy látható legyen a rendszer, működés közben. Megismerhető legyen az integrált rendszer moduljainak egymásra épülése, használhatósága.

3.      Rendszerajánlat
Írásos dokumentáció, amelyben a szoftver leírása található. Rendszerint tartalmazza a rendszerkövetelményeket, vállalt határidőt, a bevezetéshez tervezett tanácsadói napok számát, licenc díjakat.

4.      Tutorial, folyamatfelmérés

Speciális gyakorlati bemutató során a saját adataival, saját bizonylataival, előzetes folyamatok leírásával tudja végigkövetni szakértő tanácsadók segítségével a választandó rendszer működését. Ilyen bemutatóra persze nem minden rendszer szállítója hajlandó – ez már elegendő ok a gyanakvásra. A részletes folyamatfelmérés több napig tart: a szállító cég tanácsadói az Ön cégével konzultálva pontosan feltérképezik a folyamatokat, az igényeket. Végül részletes dokumentációt kap, ami akkor is hasznos, ha nem az ajánlott rendszert választja, hiszen informatikai szemléletmóddal tárja fel a cég kritikus pontjait. Ez biztosan pénzbe kerül, általában külön szerződést illik kötni rá, de az is elképzelhető, hogy a folyamatfelmérés a rendszerbevezetés első fázisa lesz.

5.      Ártárgyalás
Ez már csak Önön múlik!

6.      Birtoklási költség

Nem az a kérdés, hogy van-e elég pénze vállalatirányítási rendszerre, hanem az, hogy a ráfordítás megtérül-e. Ehhez persze érdemes tudni, hogy mennyibe is kerül a rendszer teljes bevezetése. Nem annyiba, amennyiben a bevezető céggel megegyeztek, hanem feltehetően sokkal többe. A rendszer bevezetés költségeinek felmérésére dolgozták ki a teljes birtoklási költség (Total Cost of Ownership – TCO) mutatószámát.

Egy rendszer bevezetése a következő fontos területeket érinti költség szempontjából:

a.       Egy adott változat megvalósítása esetén mennyibe fog kerülni a megvalósítandó beruházás?

b.      Hogyan módosítja a vállalkozás üzleti folyamatainak költségeit a bevezetendő újítás?

c.       Hogyan módosulnak az információs rendszer által érintett üzleti folyamatok bevételei?

d.      TCO a következő részekből áll össze.

o   Hardver- és szoftvereszközök beszerzési, üzemeltetési költségei.

o   Hardver- és szoftvereszközök karbantartási költségei.

o   Az IT-személyzet, az iroda és a menedzsment költségei.

o   A felhasználók okozta, illetve képzési költségek.

o   A másik oldalon a rendszer bevezetésével nyert költségmegtakarítás és profittöbblet áll. Mindennek elemzésével célszerű szakértő céget megbízni.

7. Pályáz(z)atok!

Hazai és uniós pályázatok lehetővé teszik, hogy külső támogatással – kisebb önerővel – hajtson végre stratégiai beruházásokat, az adott keretek közt korszerűbb, versenyképesebb megoldást választva.

2008-ban február végére ígérték “Vállalati folyamatmenedzsment támogatása” témában a pályázati kiírást, de ez még várat magára, bár azt már lehet tudni, hogy a támogatás mértéke 50% körül lesz.

Az elmúlt év tapasztalataiból okulva érdemes előre felkészülni a pályázati anyaggal, és minél előbb beadni.

Kifelé az alagútból

Az alagút effektust elkerülheti a vállalatirányítási rendszer tudatos és funkció szemléletű kiválasztásával. Minden percet, amit a kiválasztási folyamatban megspórol, később kamatostul kell visszaadnia a bevezetés vagy a karbantartás időszakában!

Mielőtt még szerződést kötne, kérdezzen rá a következő pon­tok­ra:

  • Mi történik, ha elhúzódik a bevezetési idő? – Ez gyakran nem a bevezető cég hibája, de tisztázni kell a feltételeket, mert az elején még jobb pozícióból tárgyalhat erről.
  • Hogy működik a követés, a karbantartás? – Nem mellékes, hogy a rendszer bevezetése után milyen fenntartási költségekkel kell számolnia! Az alagútban már nehéz alkudni, a szerződéskötés előtt viszont ebben is megegyezhet.
  • Testre szabási óradíjak? – Menet közben derül ki, hogy mennyi új kimutatásra, adatfelviteli ablakra van szükség. Az ezekre vonatkozó feltételeket nem árt időben tisztázni.
  • Iparági referenciák, telefonszámokkal? – A hazai tanácsadó cégeknek jellemzően nincs több száz bevezetési referenciájuk egy-egy rendszerre, ezért olyanokkal is büszkélkednek, amelyekre nem kéne büszkének lenniük. Keressen rá a cég weboldalán a referencialistára, vagy kérje el a teljes listát telefonszámokkal, és ne restellje felemelni a telefont! Érdekes dolgokat fog hallani!
  • Szerződéstervezet, fizetés ütemezése? – Az utolsó körben érdemes a kiválasztottaktól szerződéstervezetet kérni, mert ezekből következtetni lehet a cég rugalmasságára.

Vegyen egy nagy levegőt!

Mindent egybevetve: nem szabad, hogy az alagút effektus határozza meg a cselekedeteit. Ha ugyanis a legkisebb saját energia-befektetéssel próbálja üzembe helyezni a rendszert, akkor a projekt borítékolhatóan sikertelen lesz. A munka óriási, és csak elkötelezetten végezhető. Ha egy lelkiismeretesen végigcsinált kiválasztási folyamat végeztével úgy gondolja, hogy a rendszer legnagyobb részt lefedi az igényeit, szimpatikusak a tanácsadók, és elfogadható az ár, akkor vegyen egy nagy levegőt, és teljes elkötelezettséggel vesse bele magát a rendszer bevezetésébe!

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük