ERP- szállítót több évre, akár évtizedre választ az, aki vállalatirányítási rendszer mellett kötelezi el magát. Ez a kapcsolat – ideális esetben – sokkal bensőségesebb egy egyszerű beszállítói kapcsolatnál! A választás a könyvelő vagy gyóntató kiválasztásához hasonlítható, hiszen a kapcsolat legfontosabb eleme a bizalom. A megérzés fontos tényező, de milyen ésszerű kérdések segítenek a döntésben?
A rendszerválasztásban nagy súllyal esnek latba az ismerősök ajánlásai, de a döntésben első helyen a márka és a költségek állnak. Egy dobozos rendszernél azonban óvatosnak kell lenni.
Mikor elindul a vonat…
Az olcsó programok – ismert rendszerek olcsó programjai is – viszonylag kevés funkcionalitással rendelkeznek. Márka alapján választani ésszerűbb, bár ilyenkor is inkább a cég marketingje, nem pedig a szoftver tudása alapján döntünk. A prioritásoknak efféle felállítása vezethet az úgynevezett „tehervagon effektushoz”, amely ERP rendszerek tömeges bevezetésének időszakában figyelhető meg.
Magyarországon a jelenséget 1996 és 1998 között regisztrálták, amikor sok közép- és nagyvállalat figyelmen kívül hagyta valós igényeinek elemzését, és a rendszerek kiválasztása inkább a szállítók piaci népszerűségén alapult. Tipikusan ez a jelenség figyelhető meg napjainkban a kkv-szektorban.
A választásnál tehát ajánlott figyelembe venni a program funkcióit, szolgáltatásait. Nem biztos, hogy az elegendő referenciával rendelkező rendszer az ön cégének is jó lesz. A rendszerek rendelkezhetnek ugyan komoly tudással, de elképzelhető, hogy az üzletmenethez szükséges specialitásokat csak komoly pluszköltséggel tudják megoldani. A kritikus pontok derüljenek ki már a kiválasztás fázisában!
Az alagút eleje
Az elnagyolt választási folyamat bosszúja az a jelenség, amit én alagút effektusnak hívok. Ön már kifizette a licencdíjat vagy annak egy részét, munkatársai napokat öltek a rendszer bevezetésének kezdeti munkálataiba merülve, majd napvilágra kerül néhány kritikus pont a rendszer bevezetésével kapcsolatban, ekkor hamar jön a felismerés: „Benn vagyunk az alagútban!”. És az alagútban nehéz visszafordulni, nehéz elismerni, hogy a döntés, amit hozott, rossz volt. Nehéz legyinteni a befektetett, gyakorlatilag ablakon kidobott pénzre. Ilyenkor már előre lehet menekülni: ez idővel talán megoldja a problémákat, de gyakran vezet sikertelen projektekhez, amelyekről manapság lépten-nyomon hallani.
Néhány kritikus hibatényező, amely már a kiválasztás során eldől:
- Technológia. A kiválasztásnál túlságosan hangsúlyos szerepet kapnak a technológiai szempontok, szemben az üzleti aspektusokkal.
- Kőbe vésve. A bevezető cég, a referenciákra hivatkozva, a rendszer folyamatainak tankönyvszerű megvalósítására törekszik, és figyelmen kívül hagyja, hogy a felhasználók mindebből mit tudnak használni és profitálni.
- Sült galamb. A vállalat vezetői úgy gondolják, hogy szervezeti problémáikat megoldja egy jól csengő vállalatirányítási rendszer megvásárlása, és nekik semmiféle erőfeszítést nem kell tenniük.
Számoljon utána: megengedheti magának, hogy a legolcsóbb rendszert válassza?
Tender menetrend
A dobozos szoftverek kiválasztása egyszerűbb, és kevesebb kockázatot rejt magában, ezért itt csak a standard rendszerek kiválasztásával foglalkozunk.
Nagy értékű standard rendszer kiválasztása esetén célszerű tervezett kiválasztási folyamatot végigvinni. Hívjuk ezt tendernek. Ennek levezetéséhez felkérhetünk független tanácsadót, de a cég saját szakemberei is elvégezhetik.
A tendert megelőző fontos lépések a következők.
- Jelenlegi vállalati folyamatok elemzése – ERP rendszerrel elérendő vállalati célok körvonalazása.
- ERP csomagok funkcióinak elemzése.
- Előszelekció – itt kihullanak azok a rendszerek, amelyek funkcionálisan nem felelnek meg.
Tendernyi lépés
A tender általában a következő fontosabb lépésekből áll:
1. Rendszerbemutató
A szállító cég marketingesei lendületesen ecsetelik rendszerük tudását, prezentációs diákkal vagy a rendszer éles bemutatásával. A bemutató keretei közé belefér egyes lényeges kérdések elnagyolása, és az értékesítő – rendszerint – ezt nagy rutinnal ki is használja: „Jelenleg nem tudom megmutatni, de tudja a rendszer.” Lehet, hogy tudja, de talán kicsit másképpen, mint ahogy szeretnénk.
2. Referencialátogatás
Ez a lépés gyakran kimarad, pedig fontos. A legfontosabb cél, hogy látható legyen a rendszer, működés közben. Megismerhető legyen az integrált rendszer moduljainak egymásra épülése, használhatósága.
3. Rendszerajánlat
Írásos dokumentáció, amelyben a szoftver leírása található. Rendszerint tartalmazza a rendszerkövetelményeket, vállalt határidőt, a bevezetéshez tervezett tanácsadói napok számát, licenc díjakat.
4. Tutorial, folyamatfelmérés
Speciális gyakorlati bemutató során a saját adataival, saját bizonylataival, előzetes folyamatok leírásával tudja végigkövetni szakértő tanácsadók segítségével a választandó rendszer működését. Ilyen bemutatóra persze nem minden rendszer szállítója hajlandó – ez már elegendő ok a gyanakvásra. A részletes folyamatfelmérés több napig tart: a szállító cég tanácsadói az Ön cégével konzultálva pontosan feltérképezik a folyamatokat, az igényeket. Végül részletes dokumentációt kap, ami akkor is hasznos, ha nem az ajánlott rendszert választja, hiszen informatikai szemléletmóddal tárja fel a cég kritikus pontjait. Ez biztosan pénzbe kerül, általában külön szerződést illik kötni rá, de az is elképzelhető, hogy a folyamatfelmérés a rendszerbevezetés első fázisa lesz.
5. Ártárgyalás
Ez már csak Önön múlik!
6. Birtoklási költség
Nem az a kérdés, hogy van-e elég pénze vállalatirányítási rendszerre, hanem az, hogy a ráfordítás megtérül-e. Ehhez persze érdemes tudni, hogy mennyibe is kerül a rendszer teljes bevezetése. Nem annyiba, amennyiben a bevezető céggel megegyeztek, hanem feltehetően sokkal többe. A rendszer bevezetés költségeinek felmérésére dolgozták ki a teljes birtoklási költség (Total Cost of Ownership – TCO) mutatószámát.
Egy rendszer bevezetése a következő fontos területeket érinti költség szempontjából:
a. Egy adott változat megvalósítása esetén mennyibe fog kerülni a megvalósítandó beruházás?
b. Hogyan módosítja a vállalkozás üzleti folyamatainak költségeit a bevezetendő újítás?
c. Hogyan módosulnak az információs rendszer által érintett üzleti folyamatok bevételei?
d. TCO a következő részekből áll össze.
o Hardver- és szoftvereszközök beszerzési, üzemeltetési költségei.
o Hardver- és szoftvereszközök karbantartási költségei.
o Az IT-személyzet, az iroda és a menedzsment költségei.
o A felhasználók okozta, illetve képzési költségek.
o A másik oldalon a rendszer bevezetésével nyert költségmegtakarítás és profittöbblet áll. Mindennek elemzésével célszerű szakértő céget megbízni.
7. Pályáz(z)atok!
Hazai és uniós pályázatok lehetővé teszik, hogy külső támogatással – kisebb önerővel – hajtson végre stratégiai beruházásokat, az adott keretek közt korszerűbb, versenyképesebb megoldást választva.
2008-ban február végére ígérték „Vállalati folyamatmenedzsment támogatása” témában a pályázati kiírást, de ez még várat magára, bár azt már lehet tudni, hogy a támogatás mértéke 50% körül lesz.
Az elmúlt év tapasztalataiból okulva érdemes előre felkészülni a pályázati anyaggal, és minél előbb beadni.
Kifelé az alagútból
Az alagút effektust elkerülheti a vállalatirányítási rendszer tudatos és funkció szemléletű kiválasztásával. Minden percet, amit a kiválasztási folyamatban megspórol, később kamatostul kell visszaadnia a bevezetés vagy a karbantartás időszakában!
Mielőtt még szerződést kötne, kérdezzen rá a következő pontokra:
- Mi történik, ha elhúzódik a bevezetési idő? – Ez gyakran nem a bevezető cég hibája, de tisztázni kell a feltételeket, mert az elején még jobb pozícióból tárgyalhat erről.
- Hogy működik a követés, a karbantartás? – Nem mellékes, hogy a rendszer bevezetése után milyen fenntartási költségekkel kell számolnia! Az alagútban már nehéz alkudni, a szerződéskötés előtt viszont ebben is megegyezhet.
- Testre szabási óradíjak? – Menet közben derül ki, hogy mennyi új kimutatásra, adatfelviteli ablakra van szükség. Az ezekre vonatkozó feltételeket nem árt időben tisztázni.
- Iparági referenciák, telefonszámokkal? – A hazai tanácsadó cégeknek jellemzően nincs több száz bevezetési referenciájuk egy-egy rendszerre, ezért olyanokkal is büszkélkednek, amelyekre nem kéne büszkének lenniük. Keressen rá a cég weboldalán a referencialistára, vagy kérje el a teljes listát telefonszámokkal, és ne restellje felemelni a telefont! Érdekes dolgokat fog hallani!
- Szerződéstervezet, fizetés ütemezése? – Az utolsó körben érdemes a kiválasztottaktól szerződéstervezetet kérni, mert ezekből következtetni lehet a cég rugalmasságára.
Vegyen egy nagy levegőt!
Mindent egybevetve: nem szabad, hogy az alagút effektus határozza meg a cselekedeteit. Ha ugyanis a legkisebb saját energia-befektetéssel próbálja üzembe helyezni a rendszert, akkor a projekt borítékolhatóan sikertelen lesz. A munka óriási, és csak elkötelezetten végezhető. Ha egy lelkiismeretesen végigcsinált kiválasztási folyamat végeztével úgy gondolja, hogy a rendszer legnagyobb részt lefedi az igényeit, szimpatikusak a tanácsadók, és elfogadható az ár, akkor vegyen egy nagy levegőt, és teljes elkötelezettséggel vesse bele magát a rendszer bevezetésébe!
